[Artículo] Logística Previa de una Misión Comercial Internacional - Recomendaciones

Esta semana (octubre 2017) viajamos a Toronto - Canadá para una Misión Comercial Internacional, para lo cual hemos tenido que realizar varios procesos para concretar este proyecto de internacionalización.

En esta primera parte les comentaré los pasos a seguir antes del viaje que deberían considerar cuando realicen un proyecto de misión comercial o feria internacional :

1. Conocer la conéctividad de Lima hacía el País de Destino.- Es decir conocer las escalas que va tener nuestro vuelo hasta llegar a destino. Este paso es necesario, debido a que algunas escalas requieren de permisos de ingreso a su país y debemos estar informados de estos requerimientos . Por ejemplo si el vuelo tiene escala en USA debemos contar con Visa Americana u obtener una Visa Americana de Tránsito.

2. Conocer los Requisitos Migratorios del País de Destino.- Al Igual que el punto anterior, además de estar al tanto de los documentos oficiales con los que debemos contar en los países de tránsito, también es necesario tener conocimiento de lo que el país de destino solicita para que podamos visitar su país. En este caso, el viaje internacional es a Canadá y debo contar con una visa migratoria de dicho país. En el Perú se realiza este procedimiento mediante una empresa de asesoría en trámites migratorios autorizada por el gobierno Canadiense que te ayuda a llenar los documentos y te ayuda en todos los trámites ¡Es fantástico!. Es bueno tener conocimiento que estas mismas empresas también ofrecen este servicio para otros países, en mi caso la compañía contratada brindaba este servicio para Canadá, Inglaterra y Australia.

3. Conocer el Procedimiento de Trámites Aduaneros de Salida Temporal al Exterior.- Paso importante porque la Aduana es la institución encargada de velar por el ingreso y salida de las mercancías a nuestro país, evitando que exista defraudación de renta fiscal, delito aduanero en caso de mercancía prohibida o mercancía restringida que no cuenta con su autorización de ingreso o de salida del país. En este caso el régimen aduanero apropiado para la salida de la mercancía que vamos a llevar al país de destino, es el régimen de "Exportación temporal para reimportación en el mismo estado". El cual te permite exportar temporalmente tu mercancía, por un plazo de hasta 12 meses. La documentación que debes presentar son:

1.Factura proforma o declaración jurada de valor.

2.Documento de transporte.

3. Lista de embarque.

4. Documento de autorización sanitario o de calidad pertinente de salida.

5. Carta de aceptación por la entidad que representa la feria como expositor.

Las mercancías que pueden acogerse a este régimen aduanero son:

• Embalajes.
• Patrimonio Cultural.
• Mercancías para Ferias Internacionales.

A su vez, es importante indicarles que si requieren información específica de alguna partida, costos aéreos, marítimos, beneficios, acuerdos comerciales, restricciones, registros, autorizaciones o alguna información relacionada con su producto, les recomendaría pasarse por mi artículo: "Links de Interés para Exportadores e Importadores", que estoy seguro les podría orientar hacia las entidades que brindan ésta información.

4. Contar con Embalaje y el Marcado Apropiado.- De acuerdo a las características del producto a enviar al extranjero, hay que determinar cual es el embalaje apropiado con la que debe contar la mercancía, puede ser cajas, cilindro, cartón corrugado, etc. también se debe identificar el marcado apropiado con los pictogramas que debe contener la caja, como por ejemplo consignar que es frágil, que debe ponerse en una sola posición hacia arriba, que tiene un punto centro de gravedad, que tiene que mantenerse en un lugar fresco, o a una determinada temperatura entre otros. Tener especial cuidado con logística de productos frágiles y con los Logística de Perecibles aunque se traten de muestras ya que requieren de traslados especiales. 

5. Lugar de Hospedaje en el País Destino.- Lo recomendable es elegir un lugar cercano a la feria o a la misión comercial. Esto debido a que si tuviéramos una emergencia o la necesidad de algo que nos falte y nos hemos olvidado de llevar al lugar de exhibición, podamos auxiliarnos inmediatamente. Por otro lado consideremos la conectividad con el lugar donde vamos a exhibir la mercancía, el tráfico de la ciudad y las distancias en el extranjero pueden ser demasiado largas y ocasiona que las tarifas de los taxis sean demasiado onerosas para las personas que están participando en la feria.

6. Contar con el Material de Apoyo para la Instalación en la misma Feria o Misión Comercial.- Se recomienda llevar los siguientes artículos:

• Merchandising del producto.
• Catálogos de la empresa.
• Tarjetas de presentación.
• Agenda para que puedan apuntar entre otras cosas las reuniones con las empresas extranjeras que se presentarán en la rueda de negocios de la feria. 
• Cintas de embalaje.
• Engrapador y Clips.

7. Contar con un Seguro Assist Card.- Seguro de viajero que le solicitan a las personas que pertenecen a una delegación que viaja a otro país y que además lo puede obtener el público en general. Cubre casi todos los riesgos existentes a las que está expuesto una persona.

8. Contar con Moneda Extranjera del País Destino.-  Es necesario contar con moneda extranjera y que sea denominación baja del otro país para poder hacer el pago de los taxis y otros gastos respectivos.

9. Habilitar su tarjeta de Crédito para Viajes Internacionales.- Es necesario acercarse a su entidad bancaria en donde cuente con una tarjeta de crédito para que le habilite las compras en el exterior por el periodo que esta viajando. Esto nos permitirá realizar cualquier transacción en el extranjero ya sea planificada o ante una posible emergencia.

10. Por otro lado debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones generales de viaje:

• Consolidar todos sus Documentos Personales y de Viaje en un Solo Lugar.  Acción necesaria para que los documentos importantes sean de fácil ubicación y se encuentren a la mano apenas nos lo soliciten. En mi caso junte  mis pasajes, mi pasaporte y documentos de validación en una mica  y contenidos dentro de mi equipaje de mano. 
• Verificar el clima de la ciudad de destino para saber que ropa será la apropiada para llevar. Se pueden ayudar del Internet para verificar este dato o de lo contrario y lo más recomendable es averiguar como está el clima con alguna persona que viva en el país al que se va a viajar como por ejemplo algún amigo o familiar.
• Realizar el Check In del vuelo con el suficiente tiempo, no esperar a última hora. 
• Verificar el peso que tiene permitido llevar por la aerolínea, pues un exceso representa un costo adicional.
• Llegar al aeropuerto con el tiempo recomendado por la aerolínea. Generalmente es 4 horas para vuelos internacionales y 2 horas para vuelos nacionales. Esto debido a que podría existir inconvenientes que se pueden solucionar si se llega con el suficiente tiempo o en algunos casos porque el vuelo podría adelantarse. 

Estas son las recomendaciones que les puedo brindar desde mi experiencia personal para cuando vayan a viajar a una misión comercial o a una feria internacional.

Si el viaje internacional es a un país fronterizo de nuestro país y van a realizarlo por tierra les recomendaría leer el siguiente artículo: "Enseñanzas a tomar en cuenta en la logística terrestre de una misión comercial".

En la segunda parte les estaré contando las experiencias y enseñanzas de asistir a una misión comercial que les puedo brindar una vez establecidos en el país de destino.

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